Spolupráca na diaľku nie je žiadnou novinkou, no „lockdowny“ počas pandémie Covid-19 znamenali revolúciu vo fungovaní virtuálnych tímov. Len málo ľudí si dobrovoľne vybralo prácu z domu, no postupne ju ľudia aj firmy prijali ako bežnú prax, pretrvávajúcu doteraz. Naučili sme sa používať technológie a programy, ktoré nás prepájajú emailmi, okamžitými správami, zdieľanými pracovnými platformami a poradami so zapnutými kamerami. Je to skoro akoby sme s našimi kolegami sedeli v jednej kancelárii. Zamestnávatelia si uvedomili, že ak sa dá pracovať z akéhokoľvek miesta, takisto môžu aj talenty najímať prakticky z celého sveta.
Virtuálne tímy nevytvárajú už len medzinárodné „korporáty“, ale aj menšie spoločnosti, zamestnanci verejnej správy a neziskových organizácií. Najímajú si spolupracovníkov nielen na málo platené, ale aj vysoko odborné pozície. Naprieč kontinentami sú tímy spojené virtuálnymi mostami a komunikujú zväčša „medzinárodnou angličtinou“. Medzinárodné tímy majú veľký potenciál byť efektívnejšie, než monokultúrne tímy.
Avšak ak je taký tím zle manažovaný, môže byť aj náročnejší než monokultúrny tím. Spolupráca na diaľku je ešte náročnejšia, keďže kolegovia nevedia odčítať vzájomné neverbálne reakcie. To, ako bude virtuálny medzinárodný tím fungovať, záleží od správneho manažmentu diverzity, medzikultúrneho porozumenia a dodržiavania netikety, teda etikety na internete.
Budujete aj vy virtuálny medzinárodný tím?
Tu sú základné odporúčania:
Skúste zabezpečiť aspoň jedno osobné stretnutie: ideálne na začiatku projektu. Členovia tímu dostanú šancu sa spoznať a vybudovať si dôveru, na ktorej budú stavať v komplikovanejších fázach spolupráce.
Ak sa zoznámia, je nižšia pravdepodobnosť, že vzniknú „virtuálne persony“, ktoré nemajú nič spoločné so skutočnými ľuďmi v tíme.
Za „virtuálne persony“ sa dá sa pohodlne skryť nečinnosť, pričom niektorí zodpovední členovia tímu skončia s nadmerným nákladom. V tíme, čo sa bežne stretáva fyzicky, sa dá nespokojnosť rýchlo a neformálne odkomunikovať, no vo virtuálnom tíme sa oplatí pravidelne organizovať stretnutia zamerané na spätnú väzbu a vyjasnenie pozícií.
Ak nemajú členovia vášho virtuálneho tímu možnosť stretnúť sa osobne, venujte dostatok času na zoznámenie aspoň na virtuálnej porade. Špendlíky na virtuálnej mape zdôraznia rozmanitosť tímu. Môžete požiadať členov tímu, aby každý pripravil PPT slide s kolážou fotografií a sebe. Každý nech zdieľa to, čo uzná za vhodné: či už z osobnej alebo z pracovnej oblasti. Pri pohľade na koláže sa ľahšie rozprúdi neformálny rozhovor v tíme.
Nezabúdajte na podobné zoznamovacie stratégie aj pri prijímaní nového člena do tímu, pričom jeden kolega môže na seba na nejaký čas prevziať úlohu mentora -“buddyho“ a pomôcť pri štartovaní spolupráce.
A samozrejme, venujte pozornosť aj malým úspechom, výročiam, či narodeninám - to že ste vo virtuálnom tíme ešte neznamená, že ste roboty.
Ak organizujete virtuálnu diskusiu:
Pozor, ľudia majú rôzne predstavy o prirodzenom rytme rozhovoru! Niekde (1) sa striedajú v pravidelných neprerušených intervaloch, inde (2) sú príspevky jednotlivcov ohraničené dlhšou pauzou ticha, a niekde (3) sa vstupy jednotlivcov prekrývajú tak, že sa niekomu môže zdať, že si skáču do reči.
Zdroj: Robert Gibson: Bridge the Culture Gaps, Nicholas Brealey Publishing 2021
Ak sa teda príslušník kultúry 1) alebo 2) snaží zachovať slušnosť, nikdy sa nedostane ku slovu, pričom príslušník kultúry 3) môže byť sklamaný, že ostatní ničím neprispeli do diskusie v tíme. Keďže na online stretnutí nemáme šancu čítať akékoľvek neverbálne náznaky, frustrácia rastie exponenciálne.
Je dobré mať citlivého facilitátora, ktorý stráži čas príspevkov a pravidelne vyzýva k slovu aj mlčanlivejších členov tímu.
Podobne vie rozdielnosť kultúry prejavu komplikovať aj „brainstormingové stretnutia“. Očakáva sa, že budú spontánne, tvorivé a živé, ale nie všade sú ľudia zvyknutí dať voľný priebeh toku myšlienok a rozprávať bez veľkého zvažovania.
Vo väčšine sveta sa odporúča „popremýšľať pred tým, ako rozprávame“ a príliš nevyčnievať so svojimi názormi. „Ten, kto vie, nerozpráva. Ten kto rozpráva, nevie.“ Povedal múdry čínsky filozof Lao-c, a príslušníci mnohých kultúr sa riadia obdobným heslom. Pre takýchto ľudí je spoločný brainstorming úplným utrpením.
Ak chceme získať nápady od všetkých členov medzinárodného tímu, takto môžeme pred brainstormingovým stretnutím pripraviť terén:
- Jasne definujte cieľ diskusie.
- Dajte vopred vedieť, že chystáte brainstorming, aby všetci mohli popremýšľať, prípadne sa poradiť.
- Trvajte na tom, aby všetci prispeli do diskusie, ale nevymedzujte spôsob, akým to môžu urobiť.
Aj emaily v medzinárodnom prostredí majú svoje netiketu:
- Používajte ich na výmenu informácií, nie na kritiku, citlivé a osobné témy.
- Snažte sa písať stručne a krátko. Dlhé emaily sú stresujúce, a to platí dvojnásobne v cudzom jazyku.
- Nejasnosti si vyjasňujte telefonicky.
- Ak vás niečo emočne rozhodí, s odpoveďou čakajte, kým „nevychladnete“.
- Funkcii Cc a Bc venujte osobitnú pozornosť, a to najmä s kolegami z hierarchicky usporiadaných kultúr. Zdanlivo neškodná kritika môže znamenať pre kolegu zemetrasenie, naopak, nezávislí pracovníci sa môžu pri pohľade na dlhý zoznam ľudí v kópii uraziť.
- Citlivo používajte oslovenia. Ideálne je zrkadliť spôsob oslovenia druhej strany.
- Emotikony bývajú zdrojom nedorozumení. Pri komunikácii s cudzincom si overte ich význam v cieľovej kultúre.
- Používajte zrozumiteľné a jednoduché jazykové formulácie, či už v slovenčine alebo v inom cudzom jazyku.
Na záver rozuzlenie úvodnej zápletky:
Ak by „objednávateľ/-ka“ mala nejakú informáciu o medzikultúrnej komunikácii, možno by mohla predísť frustrácii z nedodania štvrťročnej správy.
V dvoch rôznych krajinách totiž mali rôzny pohľad na plánovanie a rozhodovanie. Prvá osoba- teda v našom scenári vy, mohla pochádzať z prostredia ovplyvneného nemeckou kultúrou. Mala pocit, že správu v jednom rozhovore objednala, a môže čakať výsledky v stanovený deň. Vzdialená kolegyňa-povedzme, že Američanka- je zvyknutá na častú komunikáciu, pravidelné „check-ins“ a teda očakávala ďalšie potvrdenie objednávky. Keď sa „Nemka“ neozvala, predpokladala, že správa už nie je prioritou, a tak ju aj ona odložila stranou.
Pozn.1: V tomto blogu je zámerne použitá angličtina a niektoré „anglikanizmy“, ktoré sú bežné v medzinárodných virtuálnych tímoch, ktoré najčastejšie používajú zjednodušenú „medzinárodnú angličtinu“.
Ich vysvetlenie a analýzu ďalších javov bežných v medzikultúrnej komunikácii cez internet sa dozviete na kurze Cudzinci a práca s nimi lektorky Mirky Molnár Ľachkej.
Zdroj:
Robert Gibson: Bridge the Culture Gaps, Nicholas Brealey Publishing 2021
Erin Meyer: The Culture Map, Public Affairs 2016
Harvard Business Review, Email Etiquette and the Perils of “Reply All“ (Link https://hbr.org/2011/07/email-etiquette-and-the-perils)
